Num mundo empresarial moderno, de ritmo acelerado, os departamentos financeiros estão constantemente à procura de novas formas de se tornarem mais eficientes e eficazes. Uma ferramenta que tem vindo a ganhar popularidade entre as grandes empresas é o SAP Concur Expense, um software de gestão de despesas de colaboradores em cloud. O SAP Concur oferece uma vasta gama de funcionalidades que ajudam os departamentos financeiros a reduzir erros, poupar tempo e a obter um maior controlo sobre as despesas dos colaboradores. Neste artigo, vamos explorar alguns dos benefícios que o SAP Concur oferece para ajudar os departamentos financeiros no seu dia a dia.
Poupança de tempo aos responsáveis no processo
O SAP Concur simplifica os relatórios de despesas, poupando tempo aos aprovadores que, de outra forma, teriam de rever e aprovar manualmente despesas através de fluxos de trabalho complexos e falíveis. A automatização e centralização de toda a informação em SAP Concur permite por exemplo, controlar facilmente as despesas carregadas pelos colaboradores de acordo com as políticas da empresa.
Maior controlo das despesas empresariais
O SAP Concur fornece um sistema de despesas transparente e centralizado permitindo aos gestores acompanhar e controlar facilmente as despesas dos seus colaboradores. Com as funcionalidades do SAP Concur, o departamento financeiro e de auditoria podem definir políticas de despesas, monitorizar orçamentos e detetar com mais facilidades despesas fraudulentas, o que se traduz numa redução de custos por parte destes departamentos.
- A funcionalidade de controlo orçamental do SAP Concur permite aos gestores definir limites de despesas para departamentos ou indivíduos, assegurando que as mesmas não excedem o orçamento definido.
- As despesas fraudulentas podem ser facilmente identificadas com as funcionalidades avançadas de deteção de fraude do SAP Concur. Os gestores financeiros podem receber alertas quando determinadas despesas parecem suspeitas ou não se enquadram nas políticas da empresa.
- As políticas de despesas do SAP Concur permitem às empresas controlar exatamente que tipos de despesas são permitidos por cada política, assegurando que estas estão sempre em conformidade com as boas práticas da empresa.
Todo este nível de controlo e visibilidade das despesas traduz-se numa redução de custos por parte destes departamentos.
Integração de SAP Concur com a sua contabilidade: Por que é importante?
A integração do SAP Concur com o seu sistema de contabilidade proporciona inúmeras vantagens para o departamento financeiro. Aqui estão apenas algumas das razões pelas quais a integração contabilística é importante:
Poupe tempo e reduza os erros
Com a integração contabilística do SAP Concur, o departamento financeiro facilmente importa os dados das despesas no seu sistema de contabilidade, eliminando a necessidade de introdução manual dos dados e reduzindo o risco de erros. Isto poupa tempo e melhora a performance permitindo dedicar mais tempo a atividades estratégicas.
Visibilidade financeira em tempo real
A integração contabilística do SAP Concur também proporciona visibilidade das despesas em tempo real, permitindo aos gestores financeiros tomar decisões informadas e identificar rapidamente potenciais problemas. Este nível de visibilidade financeira ajuda os gestores financeiros a gerir os seus orçamentos e a controlar as despesas.
Reconciliação
A reconciliação manual de despesas pode ser um processo moroso e propenso a erros. Com a integração contabilística do SAP Concur, a reconciliação dos lançamentos das despesas no seu sistema contabilístico é rápida e fácil.
Melhorar o processo de auditoria com o SAP Concur
As auditorias financeiras são uma componente essencial de qualquer processo de gestão financeira bem sucedido. O SAP Concur proporciona auditorias claras e registos financeiros mais fiáveis permitindo melhorar o processo de auditoria.
Através das funcionalidades de reporting do SAP Concur é possível gerar facilmente relatórios que detalham os relatórios de despesas criados pelos colaboradores e podem acompanhar as despesas ao longo do tempo para identificar quaisquer tendências ou problemas.
ExpenseIt: A ferramenta que revolucionou o preenchimento de despesas
Além de todas a ferramentas anteriormente mencionadas, o SAP Concur disponibiliza a aplicação mobile onde os colaboradores conseguem carregar todos os seus recibos de forma simples. Desta forma garante aos gestores financeiros que toda a documentação necessária para validação, aprovação e registo contabilístico estão devidamente registados e armazenados numa localização central. Esta funcionalidade simplifica o processo de registo de despesas para os colaboradores, torna auditorias mais eficientes e eficazes e o processo de contabilização é mais seguro.
O ExpenseIt foi criado tanto para simplificar o processo de registo de despesas como para empresas que se querem tornar mais verdes, deixando todos os papéis do arquivo em formato digital.
Conclusão
De um modo geral, a implementação do SAP Concur pode trazer inúmeros benefícios para os departamentos financeiros, desde a automatização da contabilização das despesas, que permite poupar tempo, até à melhoria da auditoria e do reporting. O SAP Concur ajuda o departamento financeiro a controlar as despesas da empresa e a dedicar o seu tempo a tarefas de maior valor acrescentado. Com a sua interface de fácil utilização e acessibilidade móvel, o SAP Concur permite a todos os colaboradores introduzir e gerir facilmente as suas despesas, libertando o tempo da equipa financeira e reduzindo os erros.
Sobre a AMT Consulting
A AMT Consulting possui mais de 16 anos de experiência na implementação de soluções SAP e é um dos líderes de mercado na implementação de projetos SAP Concur. Com uma equipa altamente qualificada e experiente, a AMT Consulting pretende ajudar empresas de todas as dimensões a aproveitar ao máximo os benefícios desta tecnologia da SAP, trabalha junto dos seus clientes para entender suas necessidades e desenvolver soluções que se alinham com a estratégia da empresa.
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