Um ERP System, também conhecido como software de gestão empresarial ou sistema integrado de gestão empresarial, é uma plataforma de software que conecta os departamentos de uma empresa num único ambiente digital. Este sistema permite o armazenamento e acesso instantâneo a dados essenciais do negócio, bem como a automatização de processos internos.
O que significa ERP?
ERP significa “Enterprise Resource Planning” ou, em português, “Planeamento de Recursos Corporativos”. Este termo refere-se a um sistema de gestão integrado utilizado para centralizar, automatizar e interligar os processos de diferentes setores de uma empresa, como finanças, vendas, recursos humanos, stock e produção.
O ERP é uma ferramenta essencial para empresas que procuram eficiência, integração e controlo dos seus processos internos. As funcionalidades do sistema ERP tornam possível tomar decisões mais assertivas com base em dados centralizados.
Quais são os benefícios de um ERP System?
Um sistema ERP é um pilar estratégico capaz de impulsionar a eficiência, a segurança e a capacidade de crescimento de uma organização, enquanto promove a inovação e a competitividade.
- Centralização da informação
Um dos maiores ganhos proporcionados por um ERP é a consolidação de todos os dados da organização num sistema único e integrado. Esta centralização não facilita apenas o acesso rápido e fiável à informação, como também elimina redundâncias e reduz significativamente a probabilidade de erros. Assim, é criada uma base de conhecimento sólida e partilhada entre todos os departamentos. - Eficiência operacional
Através da automatização de tarefas rotineiras e processos administrativos, o ERP reduz o tempo gasto em atividades manuais e repetitivas. Esta libertação de recursos humanos permite que as equipas direcionem os seus esforços para funções mais estratégicas e de maior valor acrescentado, contribuindo para o aumento da produtividade global da empresa. - Redução de custos
A otimização de processos e a eliminação de atividades duplicadas têm um impacto direto na redução de custos operacionais. Ao assegurar maior controlo sobre os recursos e diminuir desperdícios, o sistema de gestão empresarial contribui para uma gestão financeira mais sustentável a médio e longo prazo. - Segurança dos dados
Com funcionalidades avançadas de encriptação e controlos rigorosos de acesso, os sistemas ERP oferecem uma camada adicional de proteção às informações empresariais. Isto garante que apenas utilizadores autorizados possam aceder a determinados dados, minimizando riscos de perda, fuga de informação ou ataques externos. - Tomada de decisão baseada em dados
Os relatórios em tempo real e as análises preditivas fornecidas pelo ERP oferecem à gestão uma visão clara e detalhada do desempenho da organização. Esta capacidade de monitorizar indicadores-chave de forma imediata permite decisões mais fundamentadas, ágeis e alinhadas com os objetivos estratégicos do negócio. - Melhoria da colaboração interna
Ao integrar departamentos que antes funcionavam de forma isolada, o ERP cria um ambiente colaborativo em que a informação flui de forma transparente entre equipas. Esta integração promove a coordenação e o alinhamento de processos, evitando falhas de comunicação e aumentando a produtividade coletiva. - Escalabilidade
Um software de gestão empresarial bem implementado adapta-se ao ritmo de crescimento da empresa. À medida que surgem novas necessidades ou áreas de negócio, é possível acrescentar módulos ou funcionalidades sem comprometer a estabilidade do sistema, garantindo que a tecnologia acompanha a evolução organizacional. - Adequação fiscal e legal
Os sistemas ERP incorporam regras e requisitos legais atualizados, automatizando processos fiscais e contabilísticos complexos. Este nível de conformidade reduz o risco de erros humanos e assegura que a empresa se mantém em linha com as obrigações legais, evitando penalizações e reforçando a credibilidade junto das entidades reguladoras. - Atendimento ao cliente mais personalizado
Com uma visão unificada e atualizada das interações e do histórico de cada cliente, as empresas conseguem oferecer um atendimento mais ágil e adaptado às necessidades individuais. Este nível de personalização não só melhora a experiência do consumidor, como também fortalece a relação de confiança e aumenta a fidelização.
Como funciona um software ERP?
Um software ERP funciona como um sistema integrado de gestão que centraliza e organiza os principais processos de uma empresa num único ambiente tecnológico:
- Base de dados centralizada
O ERP tem base de dados única onde são armazenadas todas as informações da empresa. Isto garante que, ao atualizar dados num módulo (ex.: uma venda registada no comercial), a informação é imediatamente refletida nos outros (ex.: atualização de stock e contas a receber). - Módulos especializados e integrados
Um software ERP é composto por módulos que representam as áreas funcionais da empresa, como Financeiro e Contabilidade, Vendas e CRM, Produção e Logística, Recursos Humanos, etc. Estes módulos comunicam entre si automaticamente, evitando duplicação de dados e falhas de comunicação. - Fluxo de informação em tempo real
Sempre que ocorre uma operação, a informação é registada no sistema e disponibilizada de imediato a todos os departamentos relevantes. Isso permite decisões rápidas e fundamentadas, baseadas em dados atualizados. - Automatização de processos
O ERP substitui tarefas manuais e dispersas por processos digitais e automatizados.
Por exemplo: ao criar uma ordem de compra, o sistema pode automaticamente atualizar o inventário, gerar um pedido ao fornecedor e preparar o registo contabilístico. - Controlo e segurança
O sistema define níveis de acesso por utilizador, garantindo que cada colaborador só vê e altera a informação relevante ao seu papel. Além disso, os registos ficam auditados, permitindo rastrear quem fez cada operação. - Relatórios e análises
O ERP inclui ferramentas de análise e dashboards que consolidam dados de diferentes áreas, permitindo acompanhar indicadores-chave (KPI) em tempo real e apoiar a tomada de decisão estratégica.
ERP para pequenas empresas:
A escolha de um ERP para pequenas empresas pode ser ligeiramente diferente da escolha de uma grande organização. Para uma pequena empresa pode ser mais prioritário um custo acessível, facilidade de implementação, flexibilidade e escalabilidade, sem exigir infraestruturas complexas ou equipas técnicas grandes.
ERP em cloud é uma alternativa excelente para empresas que procuram uma solução robusta com possibilidade de crescimento a médio prazo, uma vez que permite um investimento inicial mais reduzido, com acesso a suporte.
Na AMT Consulting, oferecemos ainda as soluções Run2Pay e Run2Talent. Estas soluções oferecem uma plataforma SAP pré-configurada, de baixo custo por colaborador, escalável e em conformidade com a lei portuguesa. Além disso, quando combinadas com os serviços de SAP BPO, tornam-se ainda mais poderosas, libertando a equipa interna para atividades estratégicas.
Quantos níveis tem um sistema ERP?
Não existe um número fixo universal para quantos níveis, ou camadas, tem a estrutura técnica de um sistema ERP. No entanto, normalmente são descritos em três níveis:
- Nível de apresentação
Este é o nível de front-end, ou seja, onde o usuário interage com o sistema. O usuário pode interagir com um ERP via interface web, aplicativo desktop ou mobile, por exemplo, através de relatórios, dashboards, formulários, entre outros.
- Nível de lógica de negócio
Este é o nível de back-end, ou seja ,onde as regras de negócio estão armazenadas. Esta camada do software de gestão empresarial faz a ponte entre a interface do usuário e o banco de dados. Isto significa que o controlo de fluxos, como por exemplo, aprovação de pedidos, cálculo de impostos, controlo de stock, entre outros, acontece neste nível.
- Nível de dados
Este nível é o banco de dados, responsável por armazenar e organizar as informações.
Aqui está o SGBD (sistema de gestão de banco de dados), como Oracle, SQL Server, PostgreSQL ou MySQL. O banco de dados garante integridade, segurança e disponibilidade dos dados.
Quais são os tipos de implementação de um ERP System?
Um ERP pode ser implementado de diferentes formas, dependendo da estratégia, da infraestrutura e do tamanho da empresa. Os principais tipos de implementação de ERP são:
1. ERP On-Premise (Local)
O modelo de implementação on-premise implica que o software de ERP seja instalado e executado nos servidores da própria empresa. Este é o modelo mais tradicional de implementação de software de ERP, porque garante o controlo sobre a gestão de atualizações, segurança e manutenção.
Ainda assim, há que ter em conta que um modelo de implementação local exige um custo inicial mais elevado com infraestrutura, licenças e servidores. Para além disso, implica também a existência de uma equipa técnica dedicada à sua manutenção.
2. ERP Cloud (Nuvem)
A implementação de um software de ERP em cloud significa que este é alojado nos servidores de terceiros, normalmente do fornecedor. Isto significa que a manutenção, atualização e segurança estão ao encargo deste. Este modelo funciona através de uma assinatura mensal ou anual, garantindo o acesso ao software através da internet.
Atualmente, este é o modelo de implementação mais popular, uma vez que representa um menor custo inicial, mais escalabilidade, atualizações automáticas e acesso através de qualquer lugar. Por outro lado, tem uma menor personalização e está dependente da internet.
3. ERP Híbrido (On-premise e Cloud)
O modelo híbrido combina ambientes on-premise ou em private cloud com soluções em public cloud, permitindo às empresas escolher a melhor abordagem para cada cenário. É uma estratégia recomendada, sobretudo para grupos empresariais que pretendem manter sistemas centrais estáveis e, ao mesmo tempo, adotar soluções cloud mais ágeis em áreas como Recursos Humanos ou Compras.
Este tipo de implementação oferece flexibilidade e aproveitamento de investimentos existentes, mas requer uma integração bem estruturada entre os diferentes ambientes para garantir coerência e segurança nos processos.
