O Grupo Pestana, uma das maiores cadeias hoteleiras em Portugal, utilizava o SAP SRM para gerir as suas compras operacionais, incluindo catálogos de fornecedores e processos de procurement. Contudo, a SAP anunciou a descontinuação do suporte a esta ferramenta até 2026.
Diante deste cenário, o Grupo Pestana iniciou uma avaliação de alternativas, tendo sido sugerido pela SAP Portugal a adoção do SAP Ariba Catalog, integrado com aplicações Fiori para maior usabilidade.
Para garantir a continuidade dos processos críticos e ao mesmo tempo modernizar a experiência das equipas operacionais, foi lançada uma RFP ao mercado. A AMT, já parceira tecnológica do grupo em áreas como recursos humanos e finanças, foi selecionada para liderar este projeto estratégico.
Desafio:
O Grupo Pestana, uma das maiores cadeias hoteleiras em Portugal e com presença internacional, utilizava o SAP SRM como base para a gestão de compras operacionais — desde catálogos de fornecedores até às requisições do dia a dia. Contudo, a SAP anunciou a descontinuação do suporte a esta ferramenta até 2026, criando a necessidade de encontrar uma alternativa que garantisse não só a continuidade dos processos críticos, mas também uma oportunidade de modernizar a experiência das equipas operacionais espalhadas por diferentes geografias.
Foi neste contexto que surgiu a parceria com a AMT, já reconhecida como um parceiro tecnológico de confiança do grupo noutras áreas (como recursos humanos e finanças). O desafio era claro: substituir uma solução obsoleta por uma plataforma mais ágil, intuitiva e preparada para escalar internacionalmente, mantendo a robustez exigida pelas operações do Grupo Pestana.
A dimensão e a dispersão geográfica da operação tornavam claro que o sucesso do projeto dependeria fortemente do envolvimento das pessoas e da capacidade de alinhar diferentes realidades operacionais. Nas palavras de Pedro Fino, CFO do Grupo Pestana: “Sabíamos aqui que o fator humano era crucial, porque era fundamental neste projeto chegarmos a uma solução final de consenso. Isto tinha um impacto grande na operação, em 15 países e 150 unidades de negócio, e por isso considerávamos este um projeto crítico que tinha que correr bem — e considero que correu.”
Desenho da Solução:
A proposta da AMT centrou-se no desenvolvimento de uma aplicação SAP Fiori, desenhada de raiz, que permitisse uma experiência de compras semelhante a uma plataforma de e-commerce interna ao Grupo. Através desta aplicação, os utilizadores poderiam criar carrinhos de compras, consultar catálogos intuitivos e enviar requisições de forma simplificada.
Principais funcionalidades implementadas:
- App Fiori personalizada para gestão de carrinhos e requisições de compras.
- Automatização de catálogos, com seleção dinâmica do fornecedor mais competitivo por região.
- Gestão de artigos fora de catálogo (ex.: serviços de manutenção).
- Catálogo Punch-out, permitindo ligação direta a fornecedores externos.
- Integração de imagens de produtos via GS1/PT, garantindo atualização automática.
- Atualização automática de catálogos em massa, essencial em áreas com preços voláteis (alimentação, frutas, pescado).
- Minimum Order Value, para otimizar encomendas e reduzir custos logísticos.
Implementação da Solução
A implementação seguiu a metodologia SAP Activate, permitindo gerir o projeto em fases claras e sucessivas, cada uma com os seus objetivos e aprendizagens.
Discover
Nesta fase inicial, a AMT mergulhou na realidade do Grupo Pestana para compreender em detalhe o impacto da descontinuação do SAP SRM. O trabalho foi além da substituição tecnológica: tratava-se de repensar a forma como centenas de colaboradores interagiam com os sistemas de compras, desde cozinhas a lavandarias, em vários países. A análise deixou evidente que a solução teria de ser, ao mesmo tempo, robusta e simples de usar.
Prepare
Com o diagnóstico feito, entrou-se na fase de preparação. Aqui, definiram-se prazos, metodologias de trabalho e, sobretudo, alinharam-se expectativas entre todas as partes. Foi também o momento de iniciar o levantamento de requisitos junto das equipas de procurement e das operações, que trouxeram para cima da mesa preocupações práticas, como a rapidez da aplicação ou a facilidade de criar um carrinho de compras sem margem para erro.
Explore
Seguiram-se semanas de workshops intensivos, envolvendo stakeholders de diferentes áreas e regiões. Cada sessão ajudava a moldar a solução: como garantir preços diferentes por hotel e por região, como integrar fornecedores externos através de punch-out, e até como tratar artigos fora de catálogo, como serviços de manutenção. Foi um período de proximidade com o cliente, essencial para traduzir as necessidades do dia a dia em funcionalidades concretas.
Realize
Com os requisitos definidos, chegou a hora de pôr mãos à obra. Nesta fase, a equipa técnica da AMT desenvolveu a aplicação Fiori personalizada, concebida como uma espécie de “plataforma de e-commerce interna” para os hotéis. Paralelamente, foram criados programas automáticos para atualizar preços diariamente, integrar imagens de produtos através da GS1/PT e gerir encomendas mínimas de forma inteligente. O esforço de desenvolvimento foi acompanhado de testes intensivos, realizados em conjunto com utilizadores-chave, até se garantir uma solução estável e funcional.
Deploy
A última fase foi a mais visível: colocar a solução em produção. O arranque começou com dois pilotos, onde as equipas receberam formações presenciais e online. Durante os primeiros dias, consultores da AMT estiveram no terreno, lado a lado com chefs e equipas de manutenção, para apoiar a utilização e recolher feedback imediato. O sucesso destes pilotos abriu caminho para a expansão gradual às restantes unidades em Portugal, incluindo Sintra, Algarve e Madeira, e posteriormente aos mercados internacionais do grupo, como Espanha, Marrocos, Reino Unido e Brasil.
O resultado foi uma implementação faseada, mas sólida, que conseguiu conciliar a complexidade tecnológica da SAP com a simplicidade exigida pelas operações hoteleiras.
Conclusão
O impacto positivo da solução foi confirmado diretamente pelos utilizadores, através de métricas recolhidas após a implementação. Nas palavras de Pedro Fino, CFO do Grupo Pestana: “Após a implementação fizemos um survey interno, no qual 60% dos utilizadores afirma despender menos tempo na criação dos carrinhos de compra, 80% considera que o sistema é mais eficiente e 80% está satisfeito ou muito satisfeito com a solução.”
O projeto representou uma transformação significativa na forma como o Grupo Pestana gere as suas compras. A solução desenhada pela AMT trouxe:
- Modernização tecnológica, substituindo um sistema obsoleto por um ecossistema SAP de última geração.
- Eficiência operacional, com catálogos atualizados, automações e regras de negócio aplicadas automaticamente.
- Melhoria da experiência do utilizador, com uma interface intuitiva que facilitou a adoção por perfis não técnicos.
- Escalabilidade global, já que a solução foi expandida para múltiplos mercados internacionais do grupo.
